Hướng dẫn chế độ thông tin báo cáo của cơ quan an toàn

CÔNG TY PHÒNG AN TOÀN	Mã số: HD.TTBC/AT       Ban hành lần: 01 Ngày ban hành: 27/8/2013
HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC AT-VSLĐ-PCCN-BVMT  CỦA PHÒNG AN TOÀN

1. MỤC ĐÍCH

- Chế độ thông tin báo cáo về công tác AT-VSLĐ-PCCN và BVMT là một trong những chế độ thiết yếu, quan trọng của công tác quản lý. Việc chấp hành tốt chế độ thông tin báo cáo về công tác AT-VSLĐ-PCCN và BVMT có ý nghĩa quyết định giúp người lãnh đạo nắm chắc tình hình của đơn vị, ra những quyết định quản lý kịp thời, chính xác và hiệu quả.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

- Đối với tất cả CBCNV Phòng An toàn.

3. NỘI DUNG, CHẾ ĐỘ VÀ NGƯỜI THỰC HIỆN

3.1. Nội dung báo cáo

- Những vấn đề liên quan đến  công tác AT-VSLĐ-PCCN và BVMT trong phạm vi thuộc quyền.

3.2. Chế độ báo cáo

3.2.1. Đối với nhân viên GSAT, PCCN

- Hàng ngày ghi chép nội dung công việc, tình hình sản xuất vào sổ nhật ký.

- Báo cáo ngay cho Nhóm trưởng, Tổ trưởng, lãnh đạo Phòng khi có sự cố xảy ra hoặc những tình huống ngoài khả năng của GSAT.

3.2.2. Đối với Tổ nghiệp vụ

- Tổ trưởng các Tổ nghiệp vụ hàng ngày ghi chép tình hình AT-VSLĐ-PCCN-BVMT vào sổ.

- Lập báo cáo tuần về thực hiện nhiệm vụ đảm bảo AT-VSLĐ-PCCN-BVMT trong tuần và kế hoạch công tác tuần sau của Tổ gửi lãnh Phòng An toàn vào chiều thứ Năm hàng tuần.

- Lập báo cáo tháng, quý của Tổ: kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện công tác AT-VSLĐ-PCCN-BVMT theo kế hoạch được giao, những khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đồng thời xác định nhiệm vụ của tháng sau, quý sau.

- Việc chấp hành những quy định về chế độ thông tin báo cáo là tiêu chuẩn được xem xét khi bình xét các danh hiệu thi đua của các Tổ, cá nhân.

4. Nội dung và chế độ báo cáo của Phòng

Tổ Văn phòng đôn đốc, hướng dẫn, tổng hợp các báo cáo của các Tổ nghiệp vụ, xây dựng báo cáo của đơn vị theo các nội dung được phân công trình lãnh đạo Phòng ký, duyệt gửi các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

- Hàng tuần lập báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch công tác tuần sau của đơn vị trình lãnh đạo Phòng ký, gửi Phòng Hành chính - Hậu cần trước 10h30 ngày thứ 6 hàng tuần.

- Định kỳ xây dựng báo cáo công tác về những nội dung theo yêu cầu của các cơ quan chức năng trong công ty, của lãnh đạo công ty, của các cơ quan chức năng theo kỳ báo cáo (tháng, quý, nửa năm, cả năm hoặc đột xuất).

5. Việc quản lý và sao chụp báo cáo

- Tổ Văn phòng xử lý theo quy định về quản lý công văn, tài liệu, có trách nhiệm sau chụp báo cáo công tác khi có yêu cầu.

- Quản lý, lưu giữ, sử dụng báo cáo công tác theo quy định về bảo vệ tài liệu của cơ quan Nhà nước.

4.6. Hình thức báo cáo

4.6.1. Báo cáo bằng máy điện thoại, bộ đàm

- Trong ca trực, khi có sự cố xảy ra hoặc có vấn đề phát sinh ngoài khả năng giải quyết, Nhóm trưởng GSAT, nhân viên trực GSAT-PCCN có thể sử dụng bộ đàm hoặc máy điện thoại để báo cáo với Tổ trưởng, lãnh đạo phòng xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

- Nội dung báo cáo đơn giản, dễ hiểu, ngắn gọn, không lộ bí mật.

4.6.2. Báo cáo bằng văn bản (Giấy in)

- Các báo cáo tuần, tháng, quý… được thực hiện bằng văn bản (Giấy in).

- Báo cáo được gửi theo địa chỉ do lãnh đạo Phòng yêu cầu và lưu trong hồ sơ của đơn vị.

4.6.3. Trình tự báo cáo

- Khi có sự cố bất thường xảy ra, GSAT tại nơi xảy ra sự cố hoặc nhân viên an toàn ở nơi gần nhất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp bằng phương tiện nhanh nhất cho Trưởng phòng, sau đó báo cáo cho Tổ trưởng trực tiếp biết.

- Không báo cáo cho người ngoài đơn vị khi chưa có sự chỉ đạo của lãnh đạo, chỉ huy Phòng./.

	Người soạn	Người xem xét	Người phê duyệt
Họ tên
Chức vụ	TỔ TRƯỞNG	Phó PHÒNG	TRƯỞNG phòng
Chữ ký