Hướng dẫn chế độ thông tin báo cáo về an toàn trong công ty

CÔNG TY PHÒNG AN TOÀN	Mã số: HD.TTBC/BS       Ban hành lần: 01 Ngày ban hành: 27/8/2013
HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC AT-VSLĐ-PCCN TRONG CÔNG TY

I. MỤC ĐÍCH

- Chế độ thông tin báo cáo là một trong những chế độ thiết yếu, quan trọng của quản lý. Việc chấp hành tốt chế độ thông tin báo cáo có ý nghĩa quyết định giúp người lãnh đạo đổi mới phong cách, phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động của công ty.

- Lập lại trật tự, kỷ cương, kỷ luật, khắc phục kịp thời các yếu kém trong thực hiện chế độ thông tin báo cáo về công tác AT-VSLĐ-PCCN và BVMT trong công ty.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

- Trong toàn công ty.

III. TRÁCH NHIỆM

- Lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị (gọi chung là tập thể), Phụ trách an toàn các cơ quan, đơn vị, lực lượng AT-VSV, Tổ trưởng các tổ, nhóm sản xuất, tổ nghiệp vụ, lực lượng bảo vệ, CNCT, nhân viên GSAT-PCCN-ƯCSC (gọi chung là cá nhân) phải chấp hành nghiêm chế độ thông tin báo cáo. Các báo cáo phải đảm bảo chất lượng, nội dung thông tin, ngắn gọn, xúc tích, đánh giá rõ thực tế tình hình, kết quả thực hiện các mặt công tác, nguyên nhân của những hạn chế, thiếu sót, có số liệu dẫn chứng, phụ lục rõ ràng, đầy đủ.

- Việc chấp hành chế độ, thông tin báo cáo của các tập thể và các cá nhân liên quan được xem là một trong những tiêu chí xem xét đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, bình xét các danh hiệu thi đua hàng năm của cá nhân, tổ.

IV. NỘI DUNG BÁO CÁO

4.1. Báo cáo định kỳ

- Chọn lọc những vấn đề chủ yếu, những thông tin cần thiết trong ca sản xuất liên quan đến công tác AT-VSLĐ-PCCN-BVMT.

- Định kỳ xây dựng báo cáo công tác về những nội dung theo yêu cầu của các cơ quan chức năng trong XNLH, của lãnh đạo XNLH, của các cơ quan chức năng trong và ngoài Tổng cục CNQP theo kỳ báo cáo (tháng, quý, nửa năm, cả năm hoặc đột xuất).

4.2. Báo cáo đột xuất

- Khi xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra những sự cố bất thường (TNLĐ, TNGT, cháy nổ…) làm ảnh hưởng hoặc cản trở đến việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của công ty trong phạm vi quản lý của mình, nhân viên GSAT-PCCN phải báo cáo kịp thời với Trưởng phòng bằng phương tiện nhanh nhất.

- Báo cáo đột xuất phải nêu rõ tóm tắt tình hình diễn biến của sự việc, nguyên nhân phát sinh, những biện pháp đã áp dụng để khắc phục, phòng ngừa, kết quả giải quyết và những đề xuất, kiến nghị. Sự việc xảy ra đến đâu phải báo cáo đến đó, không được để kết thúc sự việc mới báo cáo.

4.3. Thời gian báo cáo

Báo cáo hàng tháng gửi về phòng HC-HC (bộ phận Tổng hợp) vào ngày 17, nếu ngày 17 là ngày nghỉ thì phải gửi trước thời gian quy định.

5. Về chế độ thông tin

Tổ trưởng các tổ nghiệp vụ có nhiệm vụ :

- Thông tin kịp thời cho các thành viên trong tổ những quyết định, những chủ trương, biện pháp của Phòng về các vấn đề có liên quan đến đơn vị và cá nhân.

- Trực tiếp tham gia phiên họp giao ban của Phòng và thông báo kết luận của Hội nghị giao ban đến toàn thể đơn vị trong thời gian sớm nhất. Trong trường hợp cấp trưởng đi vắng thì ủy quyền cho cấp phó tham gia .

4. HÌNH THỨC, NỘI DUNG VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

4.1. Nội dung báo cáo

- Chọn lọc những vấn đề chủ yếu, những thông tin cần thiết trong kỳ báo cáo, tình hình chấp hành các quy định AT-VSLĐ-PCCN và BVMT, thực hiện các biện pháp khắc phục phòng ngừa.

- Căn cứ vào kết quả Hội nghị giao ban sáng thứ Hai hàng tuần, những nhiệm vụ, nội dung công việc do đơn vị giao, báo cáo kết quả đã thực hiện (có số liệu cụ thể).

- Những hoạt động, công tác trong thời gian tới.

4.2. Chế độ báo cáo

4.2.1. Báo cáo công tác tuần

- Kết quả thực hiện công tác trong các ca trực trong tuần theo sự phân công của lãnh đạo phòng, Tổ (số lần xử lý vi phạm quy định AT-VSLĐ-PCCN và BVMT, thông báo xử phạt, nhắc nhở).

- Những đề xuất, kiến nghị.

- Kế hoạch thực hiện công tác trong thời gian tới.

Báo cáo công tác gửi về Văn phòng chiều thứ Năm hàng tuần.

4.2.2. Báo cáo công tác tháng

- Báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện trong tháng.

Báo cáo công tác gửi về Văn phòng chiều thứ Năm tuần cuối của tháng.

4.2.3. Báo cáo công tác thanh tra quý

- Báo cáo tổng hợp kết quả của Quý 1, Quý 2 và từ tháng 1 đến tháng 6, Quý 3 và từ tháng 1 đến tháng 9, Quý 4.

Báo cáo công tác gửi về Văn phòng chiều thứ Năm tuần cuối của tháng.

4.2.3. Báo cáo năm

- Báo cáo tổng kết công tác từ tháng 01 đến tháng 12.

Báo cáo tổng kết công tác thanh tra gửi về Văn phòng trước ngày 15/12 hàng năm.

4.2.4. Báo cáo đột xuất

- Báo cáo phát sinh vụ việc mới, bất thường, nghiêm trọng, phức tạp trong việc đảm bảo AT-VSLĐ-PCCN và BVMT, xảy ra sự cố thiết bị, TNLĐ, TNGT, cháy nổ.

- Khi có yêu cầu của lãnh đạo Phòng hoặc của các cơ quan chức năng.

Nội dung báo cáo đột xuất ngắn gọn, cụ thể diễn biến sự việc, nguyên nhân phát sinh, các biện pháp xử lý đã áp dụng, kết quả xử lý và các kiến nghị, nội dung phải xin ý kiến phối hợp, chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.

4.2.5. Báo cáo chuyên đề

- Báo cáo tổng kết kết quả hoạt động của Tổ, bộ phận về AT-VSLĐ-PCCN và BVMT.

- Thực hiện khi có yêu cầu của lãnh đạo Phòng hoặc của các cơ quan chức năng.

4.3. Nội dung và chế độ báo cáo của Tổ

- Tổ trưởng các Tổ nghiệp vụ, hàng tuần phải có báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch công tác tuần sau của Tổ gửi lãnh Phòng An toàn vào chiều thứ Năm hàng tuần.

- Báo cáo công tác tháng, quý của các Tổ bao gồm nội dung kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện theo kế hoạch được giao, những khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề nghị lãnh đạo Phòng xử lý, đồng thời xác định nhiệm vụ của tháng sau, quý sau.

- Khuyến khích việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác thông tin, báo cáo công tác.

- Việc chấp hành những quy định về chế độ thông tin báo cáo, thời hạn báo cáo là tiêu chuẩn được xem xét khi bình xét các danh hiệu thi đua của các Tổ, cá nhân.

4.4. Nội dung và chế độ báo cáo của Phòng

Tổ Văn phòng có trách nhiệm xây dựng các báo cáo của đơn vị theo các nội dung được phân công trình lãnh đạo Phòng ký, duyệt gửi các cơ quan chức năng theo yêu cầu.

- Hàng tuần lập báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch công tác tuần sau của đơn vị trình lãnh đạo Phòng ký, gửi Phòng Hành chính - Hậu cần trước 10h30 ngày thứ 6 hàng tuần.

- Xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, nửa năm, cả năm hoặc đột xuất về những nội dung theo yêu cầu của các cơ quan chức năng trong công ty, của lãnh đạo công ty, của các cơ quan chức năng.

4.5. Việc quản lý và sao chụp báo cáo

Văn phòng xử lý theo quy định về quản lý công văn, tài liệu, có trách nhiệm sau chụp báo cáo công tác khi có yêu cầu.

Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng báo cáo công tác theo quy định về bảo vệ tài liệu của cơ quan Nhà nước.

4.6. Hình thức báo cáo

4.6.1. Báo cáo bằng máy điện thoại, bộ đàm

- Trong ca trực, khi có yêu cầu, Nhóm trưởng GSAT, nhân viên GSAT, nhân viên trực PCCN có thể sử dụng bộ đàm, máy điện thoại để báo cáo.

- Nội dung báo cáo đơn giản, dễ hiểu, ngắn gọn, không có bí mật.

4.6.2. Báo cáo bằng văn bản (Giấy in)

- Các báo cáo tuần, tháng, quý… được thực hiện bằng văn bản (Giấy in).

- Báo cáo được gửi theo địa chỉ yêu cầu và lưu trong hồ sơ của đơn vị.

4.6.3. Trình tự báo cáo

- Khi có sự cố bất thường xảy ra, GSAT tại nơi xảy ra sự cố hoặc nhân viên an toàn ở nơi gần nhất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp bằng phương tiện nhanh nhất cho Trưởng phòng, sau đó báo cáo cho Tổ trưởng trực tiếp biết. Không báo cáo cho người ngoài đơn vị khi chưa có sự chỉ đạo của lãnh đạo, chỉ huy Phòng./.

	Người soạn	Người xem xét	Người phê duyệt
Họ tên
Chức vụ	TRƯỞNG phòng at	Phó TỔNG GIÁM ĐỐC	TỔng giám đỐc
Chữ ký