Hướng dẫn quản lý tài liệu

CÔNG TY PHÒNG AN TOÀN	Mã số: HD.QLTL/AT
HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU	Lần ban hành:  01 Ngày ban hành: 25/4/2013

          1. MỤC ĐÍCH

          Dùng để thực hiện công tác quản lý, sử dụng, kiểm soát hồ sơ, tài liệu.

          2. PHẠM VI ÁP DỤNG

          Áp dụng đối với các hồ sơ, tài liệu thuộc Phòng An toàn quản lý.

          3. NỘI DUNG

          3.1. Các quy định chung

a. Tiếp nhận và phân loại tài liệu:

Tất cả các tài liệu khi nhận về đều phải ghi chép vào sổ theo dõi: ngày nhận, số tài liệu. Tài liệu được phân loại theo độ mật, mục đích sử dụng, loại và đối tượng... sau đó báo cáo cụ thể cho các cấp lãnh đạo theo quy định phân cấp. Các tài liệu được bảo quản, lưu trữ, kiểm soát, phân phối, cập nhật theo nghiệp vụ, các quy định lưu trữ và tài liệu ISO.

          b. Phân phối tài liệu:

Các tài liệu được chuyển cho các đối tượng theo ý kiến của lãnh đạo ghi trong Phiếu chuyển tài liệu (BM20) được ghi vào sổ, thời gian bàn giao và có ký nhận.

3.2. Lưu trữ tài liệu:

Tài liệu được lưu trữ theo loại (Bìa hồ sơ) và để trong tủ tại Văn phòng.

Các tài liệu sau 01 năm được bó lại và để trong tủ hồ sơ tại Văn phòng. Tài liệu được hủy theo quy định.

3.3. Công tác kiểm kê tài liệu

Thực hiện theo thủ tục hướng dẫn về việc “Kiểm kê tài liệu”

	Người soạn	Người kiểm tra	Người phê duyệt
Họ và tên
Chức vụ	Tổ trưởng	Phó Trưởng phòng	Phó Trưởng phòng
Chữ ký